Как правильно работать с поставщиками: 11 советов для предпринимателя

Как правильно работать с поставщиками: 11 советов для предпринимателя

Организация работы с поставщиками – настоящее искусство, направленное на лоббирование интересов своего бизнеса, поддержание партнерской атмосферы и расширение круга контрагентов. Дополнительно необходимо отслеживать график поставок, мониторить стабильность ассортимента, цены и отзывы собственных клиентов, касающиеся товаров: работа должна вестись системно, что окажет положительное влияние на коммерческие показатели интернет-магазина или наземной точки продаж. Рассказываем, как наладить сотрудничество с поставщиками и каких ошибок стоит избегать.

Совет №1. Один интернет-магазин – несколько поставщиков

Не рекомендуется вести работу с одним контрагентом, чтобы предупредить зависимость и остановку работы бизнеса в случае несвоевременных поставок. На этапе выхода на рынок стоит выбирать минимум 3-4 компании, что позволит:

• оценить условия сотрудничества с разными контрагентами;
• определить, как партнер выполняет взятые обязательства;
• провести проверку стабильности ассортимента и частоты его масштабирования;
• получить предложения по выгодным условиям, например, рассрочке на закупку после заключения первых 2-3 сделок.

Доминирующее количество контрагентов заинтересованы в ответственных партнерах, заказывающих товары оптом на регулярной основе, поэтому они занимаются удержанием клиентов, предлагая скидки, пробники и другие бонусы. На проблемного поставщика указывают следующие признаки:

• постоянно переносит сроки отгрузки: начинает задерживать на несколько дней, потом периоды растягиваются на недели;
• регулярно повышает цены, но ничем их не обосновывает;
• отказывается выполнять договоренности, согласованные вначале.

Если одна компания не подошла – смело ищите другую: рынок большой, поэтому выбрать новых контрагентов будет легко, как в Казахстане, так и за границей.

Предварительный план для формирования требований к поставщику

Совет №2. Обязательное заключение договора

Фиксирование всех условий, обязательств и штрафов за их неисполнение в договоре – метод, который позволит владельцу интернет-магазина защитить себя от срыва сроков и иных проблем. В документ вносят:

• максимальные сроки отгрузки, например, в течение до 5 дней после оформления заказа;
• уведомления о внесении изменений. Если поставщик будет корректировать ассортимент или повышать цены, то он обязан сообщить об этом за 2 недели – на протяжении этого времени работа продолжается в рамках старых условий;
• правила обмена или возврата товаров ненадлежащего качества: сколько дней дается на процедуру, кто оплачивает доставку, когда владелец интернет-магазина получит средства за бракованную продукцию;
• минимальная сумма одного заказа или количество единиц/упаковок;
• возможность повышать объемы поставок в период сезонного спроса;
• способы доставки: силами контрагента, самовывоз или сторонняя транспортная компания.

Стоит зафиксировать мельчайшие детали: кто упаковывает и маркирует товары (поставщики могут предоставлять такие услуги), рассрочка или отсрочка платежа, порядок расчетов (на банковскую карту, наличными или другой способ). Отдельный вопрос – штрафы, которыми могут облагаться обе стороны сделки: поставщик – за несвоевременную отгрузку, покупатель – за срыв сроков оплаты. Оговариваются условия, при которых штрафные санкции не применяются, например, сбои в доставке из-за плохой погоды – на нее контрагент не может оказывать влияние. Если предприниматель приобретает товары через оптовые интернет-магазины, то функцию договора выполняет публичная оферта – обязательна к прочтению, после ее принятия условия в заказе изменить невозможно.

Договора публичной оферты вынесены в специальные разделы

Совет №3. Обучение персонала

Обучение актуально для технически сложных и специфических товаров: косметические составы, строительные материалы, бытовая и другие виды техники. В ассортименте могут быть представлены сотни наименований, а клиенты постоянно будут обращаться за поддержкой: менеджеров и онлайн-консультантов необходимо подготовки. Прямые производители, владельцы брендов и дистрибьюторы нередко оказывают услуги в области обучения и последующего повышения квалификации:

• правила коммуникации с клиентами;
• разбор основных характеристик, преимуществ и особенностей товаров;
• ориентирование в ассортименте;
• ценности и философия бренда, а также его преимущества перед конкурентами;
• методики ведения продаж, например, повышение среднего чека, проработка возражений, взаимодействие со скриптами.

Дополнительно – тренинги для владельца бизнеса и руководящего звена. Нередко подготовка осуществляется бесплатно краткосрочным дистанционным курсом, альтернатива – оплата обучения, но все зависит от условий контрагентов. Если речь идет о крупном проекте, то поставщик направляет собственный персонал для организации работы – формат, длительность и объем программы лучше уточнить заранее.

Совет №4. Проверка разрешительной и другой документации

Поставщик может быть прямым представителем бренда или закупать товары крупным оптом у разных производителей. Главное – наличие документов, подтверждающих качество и оригинальность. Владельцы интернет-магазинов и селлеры, продающие товары через маркетплейсах, нуждаются в:

• сертификатах и декларациях соответствия;
• отказных письмах.

Для игрушек, продуктов питания, обуви и детской одежды, некоторых косметических средств, мебели, многих других позиций нужны сертификаты или декларации. Отказные письма получают на аксессуары, сувениры, крепежные изделия, фурнитуру – товары, которые не оказывают влияние не жизнь и здоровье покупателей. Если поставщик не располагает этими документами, то продавцу придется заниматься оформлением самостоятельно – это долго и дорого, особенно если ассортимент широкий. Сертификаты и прочие форматы не обязательно использовать на старте работы, однако при поступлении жалоб от клиентов их придется предъявить, в противном случае к продавцу будут применены санкции (их характер зависит от канала сбыта, например, маркетплейс заблокирует карточки и личный кабинет до выяснения обстоятельств).

Виды и классификация разрешительной документации на товары: Центр сертификации PLANK

Совет №5. Требование о представлении образцов

До покупки партии, особенно большой, нужно убедиться в качестве. Многие поставщики не отгружают минимальные партии, но могут предложить следующие условия:

• посещение шоурума или склада, где можно осмотреть и протестировать продукцию, задать вопросы персоналу. Формат неудобный в случае, если наземные точки расположены лишь в нескольких крупных городах: предпринимателю нужно тратить время на дорогу, если качество не удовлетворит его – придется отправляться в другой регион к новому поставщику;
• предоставление образцов, отправляемых по почте. Владелец интернет-магазина получает посылку с пробниками или образцами, после чего осматривает их и принимаете решение о последующей закупке.

Схема с образцами более практичная, она актуальна для следующих товарных групп:

• декоративная и ухаживающая косметика;
• продукты питания и напитки, как для людей, так и для животных;
• парфюмерия;
• одежда для самых маленьких;
• домашний текстиль.

В ходе работы с образцами предприниматель получит возможность убедиться в честности поставщика: как быстро будет выполнена отправка и в каком количестве, какие перевозчики привлекаются, кто оплачивает транспортировку. При установлении сотрудничества отправка образцов и тестеров нередко сохраняется: их используют для знакомства с товарами из нового ассортимента и предоставления розничным клиентам в качестве бонусов.

Совет №6. Удобная оплата и поддержка

Поставщики, как любые продавцы, ориентированы на повторные сделки. Они работают в В2В-сегменте, но хотят наладить длительное сотрудничество, на этапе переговоров предприниматель может претендовать на следующие условия:

• отсрочка платежа: товары оплачиваются после полной или частичной продажи. Такие льготы могут быть предоставлены не сразу, а спустя 2-3 месяца плодотворной работы;
• рассрочка: сумма заказа разделяется на несколько месяцев, предприниматель вносит ее равными частями – отлично решение для мелкого и среднего бизнеса, который только выходит на рынок;
• оказание содействия по вопросам таможенного оформления и сопровождения грузов – это важно при работе с иностранными компаниями или местными, но закупающими товары у зарубежных производителей, брендов;
• накопительные и каскадные скидки, зависящие от объема заказа. Многие компании предоставляют дисконт для партнеров, приобретающих продукцию по предоплате: снижение цены на 2-3% помогает отлично экономить.

Если удастся договориться о выгодах – их обязательно прописывают в договоре, иначе поставщик откажется от своих обещаний.

Рассрочки и отсрочки всегда связаны с рисками: поставщики предоставляют их только проверенным партнерам

Совет №7. Регулярный мониторинг качества товаров

Основной критерий – отзывы клиентов, которые применяют продукцию на практике и сразу выявляют ее недостатки. Новый поставщик может пойти на хитрости: сначала отгружает качественные товары, потом – позиции с сомнительными характеристиками, например, неоригинальные. Для предупреждения таких ситуаций при покупке новых партий нужно проводить исследование нескольких образцов, выбранных рандомно. Дополнительно – постоянный анализ клиентских мнений:

• изучение негативных отзывов. Жалобы поступают всегда, но если их много, а потребители указывают на схожие проблемы, такие как порванные швы в одежде или снижение вкусовых характеристик продуктов, то рекомендуется провести дополнительную проверку. При выявлении ухудшения качества с поставщиком лучше расторгнуть договор;
• исследование обращений, поступающих к менеджерам и на горячую линию. Принцип работы аналогичен отзывам.

Выполняется оценка бракованных позиций по отношению к общей численности партии. Если 10 единиц из 100 – с дефектами, то сотрудничество стоит прекратить. Поставщик выполнит обмен или вернет средства, но если такие товары будут постоянно выявлять клиенты, то лояльность к интернет-магазину существенно упадет.

Совет №8. Сравнение условий

Ежедневно на рынок выходят новые компании, которые предлагают товары по более привлекательным ценам, что обусловлено упрощенными логистическими процессами и прямым сотрудничеством с производителями. Лучше не держаться за стабильные деловые контакты, которые постепенно становятся менее рентабельными: нужно открывать для себя новых контрагентов и тестировать их условия. В течение переходного периода необходимо вести работу с новым и старым поставщиком, чтобы не потерять всех партнеров в случае неудачного опыта. Для мониторинга предложений используются:

• бесплатные каталоги, в которые контрагенты добавляют предложения самостоятельно;
• социальные сети и Telegram-каналы, выявляющиеся по ключевым словам и хештегам. Обязательно указание страны или региона, чтобы отсеять неподходящие страницы и сообщества;
• сервисы для сравнения прайс-листов конкурентов: если ставки низкие, то они имеют поставщиков с более привлекательными закупочными ценами. Исследование проводят с привлечением инструмента uXprice и схожих.

Помимо цен нужно учитывать сроки и способы доставки, качество продукции и другие факторы: низкие ставки не являются предопределяющими. Если текущий контрагент продает товары в рассрочку и регулярно проводит распродажи, а новый – нет, то лучше комбинировать взаимодействие с разными компаниями: рекомендуется взвешивать мельчайшие за и против, чтобы принять правильное решение.

Для чего нужен мониторинг цен конкурентов

Совет №9. Получение поддержки по вопросам раскрутки

Поставщики, что ценно для начинающего бизнеса, оказывают помощь по продвижению, привлечению клиентов и быстрому выходу на рынок. В рамках поддержки предоставляются:

• креативы и другие форматы для запуска рекламных кампаний на любых платформах;
• тексты, описания, видеоролики и другой контент для наполнения, он используется в интернет-магазинах и на маркетплейсах, в торговых группах в социальных сетях. Контент однотипный – после раскрутки рекомендуется подготовить собственные уникальные материалы, но на первых порах он позволяет существенно экономить бюджет;
• мерч от брендов и производителей – футболки, чашки, календари и иной. Его можно отправлять клиентам в форме бонусов.

Отдельно – услуги прямых производителей, которые имеют потенциал для изготовления штучных товаров, например, платяного шкафа по эскизу клиента или посуды с росписью ручной работы. Такой подход повысит ценность предложения в глазах розничных потребителей, давая предпринимателю существенную фору перед конкурентами.

Комплексная поддержка со стороны контрагента: бренд AnnaAnna

Совет №10. Постоянная коммуникация

Предприниматель должен всегда оставаться на связи с поставщиком: важны не только персональные менеджеры, но и руководители компаний. Общение позволит выявить приоритетные точки роста, в случае ошибок или недопонимания – быстро и без конфликтов решать текущие вопросы. Дополнительно – привлечение сотрудников для обеспечения коммуникации с контрагентами, исследования рассылок и другой входящей информации, что поможет не пропустить выгодные предложения.

Совет №11. Внесение предложений

Поставщики часто предлагают ограниченные условия, неудобные для партнеров. Рекомендуется просить о модернизации возможностей по следующим вопросам:

• расширение ассортимента, если каких-то позиций не хватает и они доступны для контрагента;
• добавление новых способов доставки, например, самовывоза или подключения дополнительного перевозчика, а также оплаты;
• внедрение практики персональных менеджеров, если до штатных консультантов сложно дозвониться из-за высокой загрузки компании;
• начисление скидок и других выгод при покупке большой партии товаров, внесении предоплаты, постоянном сотрудничестве.

Заявки от партнеров помогают поставщику оценить возможности компании и понять, что нужно улучшить или доработать – они выполняют функцию отзывов, поступающих в интернет-магазины от розничных клиентов. При формировании обращения стоит придерживаться правил корректности и проводить аккуратные параллели с конкурентами. Рекомендуется не бояться указывать на ошибки: зная их, партнер сможет внести изменения в работу и улучшить клиентские сервисы. Стратегия эффективна в случае длительного взаимодействия: к просьбам предпринимателя, который не оформил ни одного заказа, прислушиваться не будут.

Пример выражения эмоций в негативном ключе, но они тоже стимулируют к устранению ошибок

В заключение

Ведение работы с поставщиками – отдельное направление в развитии и масштабировании бизнеса. При выстраивании стратегии важно оценить условия контрагентов и ценность каждого договора: необходимо вносить предложения или искать новых поставщиков, анализируя риски для бизнеса. Компании заинтересованы в постоянных клиентах-оптовиках, поэтому в ходе переговоров нужно активно продвигать свои интересы и уточнять, какие выгоды получит бизнес от сотрудничества. Стоит постоянно мониторить цены и условия, чтобы выбирать наиболее рентабельные предложения. Предприниматель должен не только требовать, но и проявлять лояльность к партнерам, что выполняется с привлечением положительных отзывов и благодарственных писем – социальных доказательств, помогающих поставщикам расширять собственную клиентскую базу.

Как построить эффективное взаимодействие с поставщиками

24 ноября 2021

Как построить эффективное взаимодействие с поставщиками

Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»

Взаимодействие с поставщиками – основа успешной работы компании. Правильный выбор поставщика и эффективное сотрудничество с ним обеспечивают развитие производства, минимизируют возможные риски для бизнеса.

Виды поставщиков

Выбор поставщика – одна из приоритетных задач руководителя. Взаимодействие с поставщиками сырья и продукции влияет на расходы компании по приобретению производственных ресурсов, включая их транспортировку, а также обеспечивает стабильность поставок, минимизирует возможные простои оборудования и рабочих по вине партнеров.

Самым распространенным разделением поставщиков является классификация по функционалу (участию в производстве): производители и посредники.

Производители

Официальные производители – преимущественный вид поставщиков. Имеются заводские площади, где осуществляется производственный цикл изготовления / обработки товара.

• возможность напрямую выставлять претензии по браку производителю и получать замену/ремонт без временных задержек;
• самые низкие цены на товар (с минимальной по рынку наценкой).

• реализация осуществляется средним и крупным оптом (партиями). Реализации в розницу не предусмотрено.
• вероятность крупных транспортных расходов на доставку товара в случае большой удаленности производителя.

Мелкие производители

Небольшие компании либо индивидуальные предприниматели, которые производят штучный эксклюзивный товар по заказу. Производство организовано по принципу минимизации затрат – товары изготавливаются на дому или же арендуются небольшие помещения. Например, пекарни по изготовлению торов на заказ.

Посредники

Это очень большая подгруппа, она включает организации, которые непрямую не занимаются производством товара – но оказывают посреднические услуги по продаже, транспортировке и хранению товара от производителя при дальнейшей их реализации.

Импортеры. Компании, закупающие товары у иностранных производителей большими партиями. Занимаются реализацией товара оптом российским потребителям. Их наценка, помимо прочего, включает расходы на доставку, таможенные накладные издержки и страховку товара.

Дистрибьюторы. Закупают товары у производителей большими партиями (опт). Сбыт продукции осуществляется в разные регионы или на экспорт, поэтому с ними предпочитают сотрудничать производители – для них появляется возможность расширить рынки сбыта. Цены у дистрибьюторов выше, зато минимизируются транспортные издержки.

Дилеры. Не имеют собственной производственной базы. Закупаются у производителей/дистрибьюторов крупным и средним оптом и продают товар в розницу конечному потребителю с небольшой наценкой – она и составляет их доход.

Поставщиков также принято выделять в разные группы по ряду признаков (таблица).

Таблица. Группы поставщиков

Крупные и средние поставщики – надежные партнеры, обладают серьезными производственными мощностями, налаженной системой производства и сбыта. Имеют большие склады для производства продукции – можно не бояться срыва поставок.

Мелкие – как правило, не имеют складов, часто пренебрегают договорными обязательствами. Взаимодействуя с такими поставщиками, учтите вероятность срыва сроков поставки при возникновении форс-мажорных ситуаций.

Постоянные поставщики. Для них характерно длительное сотрудничество, налаженные контакты, система поставки и документооборота.

Единичные – когда взаимодействие с поставщиком носило разовый, единичный характер.

Потенциальные – компания с ними не сотрудничает, но существует вероятность заключить контракт в будущем.

Местные поставщики расположены в пределах региона. Региональные – находятся на территории другого субъекта. Импортеры – зарубежные партнеры.

Пошаговая инструкция выбора поставщика

Шаг 1. Оцениваем необходимость ресурсов, прогнозы продаж, анализируем статистику потребления. Отвечаем на вопрос, что нужно закупить и сколько. При этом важно определить основные характеристики и признаки сырья / товаров для закупа.

Шаг 2. Разрабатываем требования к поставщику. На данном этапе действуют два фактора. Внутренний – разработанная в компании стратегия. Внешний – возможности местного рынка и потенциальные поставщики других регионов.

Шаг 3. Оцениваем предложения. Здесь мы выбираем поставщиков по ряду критериев:

• стоимость и ассортимент товара;
• минимальная и максимальная по количеству партия поставки;
• условия оплаты и порядок расчетов – работа по предоплате, наличие отсрочки платежа, при больших суммах – возможность расчетов по графику платежей;
• удаленность от поставщика – влияет на транспортные издержки при доставке;
• наличие системы бонусов и скидок при больших объемах закупа;
• система сертификации товара.

Шаг 4. Отбор наилучших поставщиков. Вам нужно:

1. Убедиться в наличии правоустанавливающих документов: свидетельства о регистрации и постановке на налоговый учет, лицензии и сертификаты.

2. Использовать балльную систему оценки. Составляется чек-лист выборка поставщиков. Для этого придется попросить у потенциальных партнеров коммерческие предложения и проставить по ним оценки по 5-ти или 10-ти балльной шкале.

3. В зависимости от суммы полученных баллов, все потенциальные партнеры ранжируются в три категории:

• отличный;
• удовлетворительный;
• неудовлетворительный.

Шаг 5. Заключите с партнером договор поставки.

Шаг 6. Мониторьте условия договора и их соблюдение на постоянной основе. В итоге нарабатывается база поставщиков, некоторые со временем заменяются, база данных пополняется новыми поставщиками. Важен:

• контроль цен,
• контроль качества,
• предоставление образцов,
• бонусные программы лояльности.

Типы отношений с поставщиками

Исходя их деловой практики, принято выделять следующие типы взаимоотношений с поставщиками.

Экономически обоснованные отношения

Если вы хотите установить свои условия работы с поставщиками – этот тип отношений для вас. Партнера выбирают по четким критериям. Если поставщик не устраивает – его легко можно заменить. Такое взаимодействие целесообразно выстраивать, когда есть огромный выбор партнеров с аналогичными товарами на рынке, большая конкурентная борьба между ними. Так можно минимизировать издержки на приобретение сырья и материалов. Однако подобная стратегия эффективна на короткий период: существует риск, что при смене поставщика не будут выполняться требования по качеству товара и договорные обязательства. Опасно отдавать предпочтение одному партнеру, необходимо убедиться в его благонадежности в течение определенного периода времени. Оптимальным вариантом будет формирование конкурентной среды с 2-4 поставщиками.

Конкуренция

Тип взаимоотношений схож с предыдущим. Однако при выборе поставщика большое внимание уделяется приобретаемому товару, его характеристикам.

Кооперация

Это форма взаимоотношения с поставщиком в виде объединения для совместного производства. Если продукция для закупа стандартная, не имеет специфических или уникальных признаков, либо на рынке наблюдается дефицит сырья, выберите одного, наиболее подходящего, поставщика.

Сотрудничество в виде кооперации позволит вам иметь постоянные поставки, а поставщику – расти и развиваться, ориентируясь на ваш объем производства. Также допускается кооперация с другими производителями для совместного закупа сырья у крупного поставщика, что даст более низкие цены и обеспечит стабильность поставок

Партнерство

Тесное и взаимовыгодное сотрудничество двух компаний, долгосрочное и доверительное отношение, постоянная работа над качеством продукции, внедрение новых технологий производства. Такой тип отношений хорошо себя показал в долгосрочной перспективе – партнерские отношения сохраняются надолго, поскольку учитываются интересы обеих компаний.

Схема работы с поставщиками

Единственный поставщик

Если компания по критериям оценки смогла найти поставщика, максимально удовлетворяющего всем условиям, облегчается документооборот, закуп осуществляется большими партиями и на постоянной основе. Возможность бонусов и скидок за объемы поставок могут снизить закупочные цены и снизить себестоимость производимого товара.

Существуют определенные риски, что при срыве поставок возможны перебои с производством, вынужденные простои мощностей. Поэтому, если вы выбрали такую схему взаимодействия с поставщиками, мы рекомендуем:

1. Тщательно отнестись к выбору поставщика. Лучше отдать предпочтение крупной компании с многолетним опытом работы, хорошими отзывами. Дополнительными критериями отбора могут быть наличие сайта, большой ассортимент продукции, рекомендации партнеров поставщика.
2. Если позволяют возможности, делайте небольшие запасы сырья – это позволит избежать простоев производства при форс-мажорных обстоятельствах срыва поставок.

Работа с несколькими поставщиками

Важным фактором является своевременность поставок. Сотрудничество с несколькими партнерами снижает вероятность срыва поставок. Позволяет выбирать более выгодные условия взаимодействия. Цены на товар могут быть выше – закупки осуществляются более мелкими партиями, нет возможности получить скидку на крупно-оптовую поставку. Данная схема выгодна компаниям, которые не хотят рисковать и зависеть только от одного поставщика, либо тем, у кого нет собственных складских помещений , чтобы снизить расходы на хранение сырья. Существуют также возможность отсрочки платежа, закупки недостающего сырья у другого партнера.

Регламент по работе с поставщиками

Работа с поставщиками может осуществляться следующими вариантами.

Единичные поставки (крупный опт)

Минимум входной документации, возможность получения скидки, гарантии поставки. Требует складских помещений, рост издержек на хранение, снижение показателя оборачиваемости капитала.

Частые поставки (мелкий опт)

Частые заказы, увеличение документооборота, не требуются большие площади для хранения, снижаются затраты на хранение материалов. Растет оборачиваемость капитала. Однако частые поставки требуют своевременной оплаты по каждой из них – что не выгодно в ситуации нехватки финансовых активов.

Ежедневные закупки

Большой объем входной документации, требуется постоянный контроль за наличием и использованием сырья. Исключается опт, цена на сырье будет выше за счет малого объема поставок. Складские помещения не требуются, растут требования к поставщикам по своевременности поставок. При такой работе исключается схема работы с одним поставщиком – при форс-мажорных обстоятельствах вы должны всегда иметь возможность получить сырье для производства от другого партнера.

Закуп по мере необходимости

Отсутствует четкий график закупа – взаимоотношения с поставщиком носят случайный, вероятностный характер, при этом объем каждой поставки определяется приблизительно. Заказы согласовываются каждый раз, минимизируются издержки на документирование – однако, усложняется работа с поставщиком. Маленькие партии поставок и большая база поставщиков.

Положение по работе с поставщиками

Разработайте и утвердите положение по работе с поставщиками.

Какие положения необходимо включить?

1. Определение партнеров и схемы работы с ними.
2. Порядок рассмотрения коммерческих предложений, поступающих от потенциальных поставщиков. Укажите критерий отбора, условия сотрудничества, приемлемые для вашей компании. Укажите условия, при которых договор не может быть заключен. Если вам нужны уникальная и эксклюзивная продукция – укажите ее характеристики и критерии отбора поставщиком, особые условия работы с ними. Определите порядок отбора, сроки обсуждения и анализа коммерческих предложений, порядок вынесения решений по выбору схемы взаимодействия.
3. Критерии отбора поставщиков – утвердите применяемый чек-лист оценки.
4. Порядок внесения данных о партнере в программу «1С: Бухгалтерия», ведения управленческого учета данных о поставщике и осуществленных закупках.
5. Процедуру оформления заказа: правила оформления, бланки заявок, ответственные лица.
6. Общие условия оплаты – данный пункт универсальный. Если вы в договоре с партнером согласовали особые, специфические условия взаимодействия (возможные расчеты в виде аккредитива или обмен товарной продукцией), необходимо в регламенте предусмотреть возможность таких расчетов.
7. Бланки документов, порядок взаимодействия по возврату товара и его оплаты, сроки рассмотрения.
8. Пересмотр условий действующих договоров и порядок заключения контракта с новыми партнерами.
9. Ответственные лица и лица, осуществляющих контроль за соблюдением положений регламента.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрены соответствующие счета – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Как правило, основные поставщики отражены по счету 60. Аналитический учет лучше вести по контрагентам и договорам – это основания возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если закупки осуществляются крупными поставками и условия договоров предусматривают оплату каждой поставки обособленно, ведите аналитический учет по поставкам. Так вы сможете более детально получать информацию о состоянии расчетов.

При взаимодействии с поставщиками возникает:

1. Дебиторская задолженность, когда вы внесли предоплату за поставку товара, но партия еще не была отгружена и не получена вами. Либо, вы ожидаете возврата денег за бракованную продукцию, отмену поставки по предоплате или частичной недопоставке товара
2. Кредиторская задолженность – вы должны поставщику денег за уже полученные товары при условиях отсрочки платежа по договору.

Автоматизированный учет ведется в программе «1С:Бухгалтерия», при этом в ней должны быть отражены данные:

1. О входящих документах (товарные накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, таможенные декларации) для отражения информации о полученных материалах, оказанных услугах, выполненных работах.
2. Товарно-материальных ценностях, которые поступили без документов – неотфактурованные поставки.
3. Излишках или недостаче ТМЦ, выявленные при приемке товара от поставщика.
4. Услугах по перевозке и страхованию, иных дополнительных расходах, подтвержденных документально.

Риски по работе с поставщиками и как их минимизировать

Полностью избежать риска финансовых потерь при работе с поставщиками невозможно, однако можно предприняать шаги по их снижению.

Самый главный риск – недобросовестный поставщик, который не возвращает деньги либо не поставляет товар/несвоевременно отгружает продукцию.

Как избежать. Проверяйте договор и его условия. Он должен содержать конкретные сроки поставки и оплаты. Если заказ по партиям, в каждой спецификации проверяйте наличие конкретных сроков. Если организована работа по предоплате, уточните сроки поставки после перевода денег поставщику (рабочие или календарные дни), условия и сроки их возврата в случае невыполнения им своих обязательств. Это поможет при возможном взыскании денег в судебном порядке.

Проверяйте комплектацию при каждой поставке, документируйте факты недопоставки или брака во входящих документах. Порядок ведения претензии по качеству товара должен быть включен в условия договора.

Осуществляйте взаимодействие с поставщиков в письменном виде (направление почтовых уведомлений, электронная почта, переписка в мессенджерах). Старайтесь избегать телефонных разговоров (только если вы их не записываете). Так, при возникновении разногласий и спорных ситуаций, у вас будут доказательства в вашу пользу.

Прописывайте условия расторжения договора. Штрафные санкции в случае несоблюдения партнером своих обязательств: задержка или срыв поставки, возврат денег за бракованную продукцию.

Зафиксируйте фактический адрес нахождения организации, все почтовые адреса ответственных лиц. Это поможет найти вашего поставщика в случае ведения судебных споров.

Проверяйте при ежегодной инвентаризации финансовое состояние партнеров. Своевременно отслеживайте факт начала процесса банкротства или ликвидации – это поможет вам избежать возникновения безнадежных долгов, которые нереально будет взыскать – они по истечении срока исковой давности подлежат списанию за счет чистой прибыли вашей компании.

Работа с поставщиками: стратегия, контроль, требования

Закупаемое сырье и материалы составляют значительную часть в структуре себестоимости выпускаемой продукции. Логично, что вопросы материально-технического снабжения находятся в зоне постоянного контроля экономических служб и топ-менеджеров любой производственной компании. Чтобы повысить эффективность закупок и логистики, нужно найти надежных поставщиков и наладить с ними партнерские взаимоотношения.

СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ПОСТАВЩИКАМИ

Чтобы поставщики не поставили компанию в сильную зависимость от себя, не навязывали невыгодные условия, вырабатывают стратегию взаимоотношений с поставщиками. Представим стратегию, которая широко применяется на практике, которая основана на выборе надежных поставщиков для долгосрочного сотрудничества. Главные стратегические цели — стимулирование выгодных условий партнерства и ограничение рыночной власти поставщиков (рис. 1).

Реализация стратегических целей обеспечит компании стабильную прибыль, исполнение обязательств перед деловыми партнерами и сотрудниками, минимизирует потери от простоев производства, замораживания денежных средств в предоплатах или завышенных партиях закупки.

Чтобы реализовать поставленные цели, построить отношения с поставщиками на принципах партнерства и сотрудничества, нужно выполнить несколько этапов работ. Рассмотрим их.

ЭТАП 1. ЗНАКОМСТВО СО СТРАТЕГИЕЙ И ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

Знакомим сотрудников, связанных с закупками, со стратегией взаимоотношений с поставщиками. Важно убедиться в их готовности воплощать стратегические цели и задачи. Речь идет не только об отделе снабжения, но и смежных службах (казначейство компании, производственные цеха, склад, бухгалтерия).

ЭТАП 2. ВЫБИРАЕМ ПОКАЗАТЕЛИ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

Выбираем целевые показатели, которые позволят контролировать динамику следования стратегии (табл. 1). Их должно быть не более 10. Это позволит четко понимать цели, исключит манипулирование с целью накручивания премий и бонусов для отделов.

Стратегические показатели нужно ежеквартально и ежегодно контролировать, фиксировать факты достижения/недостижения установленного уровня, принимать корректирующие меры.

Рассмотрим отдельные показатели табл. 1:

• объем закупок на одного специалиста по снабжению — прогнозируется незначительный рост на перспективу. Нужно увязать его с другими показателями (рост объемов производства на тот же период и штатная численность отдела). Важно добиться эффективной работы персонала даже при высоких объемах закупок (например, автоматизировать процесс закупок, использовать электронные торги);
• снижение затрат на транспортирование продукции. Актуально в случае, если планируется смена одного вида транспорта на другой, и для железнодорожных перевозок. В качестве показателя можно взять все затраты, связанные с транспортировкой, или затраты на транспортировку единицы стратегического вида сырья;
• показатель объема дефектных (забракованных) поставок должен стремиться к нулю. Достигается через выполнение комплекса мер:

– заказ только качественной продукции у соответствующего поставщика;

– подробное отражение в договоре характеристик качества, гарантийных условий, порядка замены дефектной продукции, штрафных санкций;

– действенные процедуры приема-передачи;

– работающие регламенты по входному контролю и т. д.;

• наличие большого количества долгосрочных контрактов — гарантия выгодных условий оплаты и формирования зависимости поставщика от компании;
• автоматизация заказа продукции у поставщика делает закупки прозрачными, позволяет вести контроль и анализ. По такому пути идут многие торговые сети. Расширенные аналитические возможности, инструменты по рациональному управлению базой поставщиков, инструменты электронного взаимодействия с поставщиками многих программных решений позволяют повышать качество снабжения и снижать риск срыва поставок.
• поставщиков делят на группы в зависимости от объемов закупки и других экспертных оценок по качеству работ. Группа А — надежные партнеры, поэтому в стратегическом плане предусмотрено увеличение количества поставщиков данной группы.

ЭТАП 3. АНАЛИЗИРУЕМ ОБЪЕМЫ ЗАКУПОК ПО ПОСТАВЩИКАМ

Такой анализ позволяет увидеть главных поставщиков, вклад каждого поставщика, изменение динамики закупок за заданный период времени (важно для классификации поставщиков).

Стоимость материалов — это не всегда полная стоимость. Часто заказчик оплачивает перевозчику доставку отдельно, что обязательно нужно учитывать.

Для простоты примера (табл. 2) все поставщики разделены на две группы:

• закупки выше среднего (ячейки выделены зеленым цветом);
• закупки у данного поставщика ниже среднего (серый цвет ячеек).

Важная деталь: в зависимости от специфики можно применять другие группировки:

• до 100 тыс. руб.;
• до 1 млн руб. и т. д.

Анализ объема произведенных закупок, представленный в табл. 2, позволяет сделать следующие выводы:

• ООО «Кристалл» — закупки в отчетном году составили 5800 тыс. руб., что выше среднего (3336 тыс. руб.). Объем поставок составил 128,89 % от прошлого года, рост на 1300 тыс. руб. Это пример партнерского взаимодействия. Компании могут помогать друг другу: предоставить отсрочку или сделать предоплату, совместно реализовывать долгосрочную стратегию;
• ООО «Галактика» — объем закупок выше среднего, в течение двух лет на одном уровне (3600 тыс. руб.);
• ООО «Агрегат» — закупки ниже среднего, снизились с 503 тыс. руб. прошлого года до 20 тыс. руб. в отчетном году. Так обычно выглядит оппортунистический тип отношений с поставщиком. Главный плюс в работе с такими поставщиками:

– простота смены поставщика, если компанию перестанут удовлетворять качество, цена или сам продукт;

– оперативные срочные поставки недорогих материалов.

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2018.

Источник https://www.insales.kz/blogs/university/kak-pravilno-rabotat-s-postavshchikami

Источник https://upr.ru/article/vzaimodeystvie-s-postavshchikami/

Источник https://www.profiz.ru/peo/2_2018/rabota_s_postavshhikami/